Privacy | Hotel Bonka

1. INTRODUCTIE

Hotel Bonka hecht een groot belang aan de bescherming van jouw privacy en persoonsgegevens en vindt het belangrijk dat jouw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld. De bescherming van jouw privacy en persoonsgegevens is voor ons een uitermate serieuze aangelegenheid. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de inhoud van deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) en de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de bepalingen van de Europese algemene verordening inzake gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale bepalingen inzake gegevensbescherming.

In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Hotel Bonka verzamelt en verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, wat jouw rechten in dit verband zijn en hoe je contact met ons kunt opnemen.

Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op (i) onze website www.hotelbonka.be (hierna de "Website") en de activiteiten die hiermee gepaard gaan, (ii) de relatie met (potentiële) deelnemers aan beeld- en/of geluidsopnames van (één van) onze projecten, (iii) (potentiële) sollicitanten, stagiairs en interimarissen, (iv) onze klanten en leveranciers en alle relaties via enig ander communicatiemiddel tussen jouw en Hotel Bonka.

2. ALGEMENE INFORMATIE VAN TOEPASSING OP AL ONZE VERWERKINGEN VAN PERSOONSGEGEVENS

2.1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

Hotel Bonka BV, met maatschappelijke zetel te Radioweg 18, 3020 Herent en ingeschreven in de Belgische Kruispunt bank der Ondernemingen onder het nummer 1015.337.305 (hierna "Hotel Bonka" of "wij"), is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

2.2. Hoe ontvangen wij jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om een individuele persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen en verwerken, die hieronder worden toegelicht.

2.2.1. Rechtstreeks bij jou

De meest courante wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen, is doordat je ze ons op eigen initiatief meedeelt, dan wel wij jou op ons initiatief om (bijkomende) persoonsgegevens vragen, met het oog op de verwerking ervan voor een specifiek doel. Zo zul je ons bijvoorbeeld jouw contactgegevens bezorgen indien je wenst mee te werken aan opnames van Hotel Bonka, of indien je solliciteert op een openstaande vacature van Hotel Bonka.

2.2.2. Onrechtstreeks, via een derde

Een tweede wijze waarop jouw gegevens door ons kunnen worden verzameld, is doordat je ze hebt meegedeeld aan een derde. Zo werken wij bijvoorbeeld samen met “In The Picture” (www.inthepicture.com), via welke weg je jouw persoonsgegevens kan registreren en onder meer kan aangeven dat je interesse vertoont om deel te nemen aan één van onze projecten en dit als lid van het publiek, figurant, acteur of in nog een andere rol.

2.2.3. Publiek beschikbare informatie

Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook vinden, updaten, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen (bijvoorbeeld Kruispuntbank der Ondernemingen, persberichten, etc.) en sociale netwerken.

2.3. Delen wij jouw persoonsgegevens mee buiten de Europese Economische Ruimte?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen in het kader van de activiteiten van Hotel Bonka. De algemene regel is dat wij jouw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, met uitzondering van de derden aangegeven in deze Privacyverklaring. Indien wij in het kader van onze activiteiten gebruik maken van externe dienstverleners (bijvoorbeeld IT-dienstverleners die instaan voor het beheer van onze informaticasystemen (server en back-up), externe cameraploegen of dienstverleners in het kader van postproductie), hebben ook deze dienstverleners uitsluitend in het kader van hun dienstverlening toegang tot jouw persoonsgegevens. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de bepalingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd en verplichten ook externe dienstverleners daartoe. Wij hebben met de betrokken derden gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten, die de nodige waarborgen bevatten met betrekking tot de vertrouwelijkheid en bescherming van jouw privacy en persoonsgegevens.

We bewaren uw persoonsgegevens in principe op IT-systemen in de Europese Economische Ruimte (EER).

We geven in beginsel geen persoonsgegevens door aan ontvangers in landen buiten de EER. Indien jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de EER (bijvoorbeeld in het kader van een welbepaalde productie waaraan je meewerkt), gebeurt deze doorgifte enkel met passende waarborgen ter bescherming van jouw fundamentele rechten en vrijheden. Zo heeft de Europese Commissie middels adequaatheidsbesluiten een aantal landen buiten de EER aangemerkt als landen met een passend beschermingsniveau, hetgeen betekent dat persoonsgegevens kunnen worden overgedragen door Hotel Bonka aan ontvangers in deze landen, zonder dat Hotel Bonka verdere waarborgen hoeft te bieden of aan aanvullende voorwaarden hoeft te voldoen.

Bij gebrek aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie kan een overdracht van persoonsgegevens plaatsvinden door het bieden van passende waarborgen en op voorwaarde dat de betrokkenen over afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen kunnen beschikken. Dergelijke passende waarborgen omvatten bijvoorbeeld bindende bedrijfsvoorschriften in het geval van een concern of een groepering van ondernemingen, een overeenkomst inzake gegevensoverdracht die de door de Europese Commissie uitgevaardigde modelcontractbepalingen bevat, of elk ander mechanisme overeenkomstig de AVG.

2.4. Doet Hotel Bonka aan geautomatiseerde individuele besluitvorming?

Hotel Bonka doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Concreet betekent dat dat we je persoonsgegevens nooit gebruiken om beslissingen te nemen zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen of verregaande gevolgen voor jou kunnen hebben. De AVG legt ondernemingen bepaalde voorwaarden op wanneer ze besluiten nemen over individuen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerkingen, waaronder profilering, en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben. Concreet verwijst de wet naar voorbeelden zoals een automatische weigering van een online ingediende aanvraag voor een lening of verwerkingen van sollicitaties via het internet zonder menselijke tussenkomst. Hotel Bonka doet niet aan dit soort besluitvorming.

2.5. Welke rechten heb je als betrokkene?

Het recht op gegevensbescherming is een fundamenteel recht in de Europese Unie. Ook wanneer je gegevens deelt met ondernemingen, moet je steeds de controle over je persoonsgegevens kunnen behouden. Hieronder lijsten we op welke rechten je daarom hebt, en hoe je deze bij Hotel Bonka kan uitoefenen:

Recht op inzage

Je hebt het recht op inzage van je gegevens. Dat wil zeggen dat je het recht hebt om van Hotel Bonka bevestiging te ontvangen of we jouw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook om een kopie van de betrokken gegevens te ontvangen.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht op rectificatie van je gegevens. Dat wil zeggen dat je het recht hebt om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

Je hebt het recht op wissing van je gegevens. Als je wil dat we je gegevens niet langer bewaren of gebruiken, kan je je gegevens bij ons wissen. Dit is geen absoluut recht. We zijn daarom niet altijd verplicht je gegevens te wissen wanneer je dat vraagt maar hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald. Hotel Bonka is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een aantal sociale documenten van haar werknemers gedurende vijf jaar te bewaren, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie.

Recht op beperking

Je hebt het recht op beperking van je gegevens. Je kan ons dus verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijven we je gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan ‘bevriezen’. Dit is geen absoluut recht. We zijn daarom niet altijd verplicht om aan dergelijke verzoeken tegemoet te komen maar hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens. Dat wil zeggen dat je je kan verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, vanwege grondige redenen die verband houden met jouw specifieke situatie.

Recht van bezwaar tegen direct marketing

Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Dit recht is absoluut: Hotel Bonka moet hier steeds gevolg aan geven. In bepaalde gevallen kan je dit recht reeds uitoefenen op het moment dat je je gegevens met ons deelt. Daarnaast kan je je steeds uitschrijven voor elektronische direct marketing communicatie via de uitschrijflink in ontvangen berichten.

Recht om toestemming in te trekken

Je hebt het recht je toestemming in te trekken als de verwerking van je persoonsgegevens op basis van jouw toestemming gebeurt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat biedt jou de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene IT-omgeving naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Je hebt het recht om deze gegevens op te vragen in het kader van persoonsgegevens die je ons zelf hebt verstrekt en waarbij de verwerkingen gebaseerd zijn op jouw toestemming of die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou.

Indien je één van de hierboven vermelde rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons te contacteren via de Website, per mail of per post de onderstaande contactgegevens aangegeven onder afdeling 2.6.[HBL1] van deze Privacyverklaring.

Wanneer je een verzoek tot uitoefening van jouw rechten indient zou het kunnen dat we eerst bijkomende informatie vragen. Dat moeten we doen om te controleren of jij wel de juiste persoon bent.

Hotel Bonka zal je alle rechten toekennen waarop je volgens de toepasselijke regelgeving recht hebt. In dat verband verwijst Hotel Bonka in het bijzonder naar de uitzonderingen op bovenvermelde rechten die van toepassing zijn voor verwerkingen voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.

De uitoefening van je rechten is in principe kosteloos. Wanneer je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij je een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan je verzoek. Je wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij je steeds uiterlijk binnen een termijn van een maand op de hoogte van het gevolg dat aan je verzoek wordt gegeven. Bij complexe of veelvoudige verzoeken kan deze termijn verlengd worden met twee maanden, maar zullen we je ook binnen de maand van deze noodzakelijke verlenging op de hoogte brengen.

2.6. Wil je jouw rechten uitoefenen, heb je vragen of een klacht?

Wil je (één van) je rechten onder afdeling 2.5.[HBL2] van deze Privacyverklaring uitoefenen, of heb je onze Privacyverklaring volledig doorgenomen, maar nog geen antwoord op je vraag gevonden? In dergelijk geval kan je ons steeds contacteren via onderstaande contactpunten en zullen we je verzoek zo snel mogelijk behandelen:

via de Website: www.hotelbonka.be
via e-mail: info@hotelbonka.be
via telefoon: +32 (0) 16 84 81 89
via brief:

Hotel Bonka Entertainment BV

Radioweg 18

3020 Herent

Je kan steeds ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de plaats waar je woont.

Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hen kan je contacteren via de onderstaande contactpunten:

via de website: contact@apd-gba.be
via e-mail: contact@apd-gba.be
via telefoon: +32 (0) 2 247 48 00
via brief:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

3. SPECIFIEKE VERWERKINGEN DIE OP JOU VAN TOEPASSING KUNNEN ZIJN

Onder welke omstandigheden Hotel Bonka verschillende soorten persoonsgegevens van jou verzamelt, gebruikt of anderszins verwerkt, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond, voor welke termijn en met wie deze worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.

3.1. Je bent een klant van Hotel Bonka

Hotel Bonka kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken van haar klanten en de medewerkers van haar klanten:

identificatie- en contactgegevens (bijvoorbeeld naam, (professioneel) e-mailadres, telefoonnummer, functie, werkgever, (kantoor)adres en andere contact- en/of bedrijfsinformatie);
correspondentie en andere vormen van communicatie (bijvoorbeeld brieven, e-mails);
informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze verbintenis met de klant, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen;
andere gegevens die je ons zelf meedeelt: wij verwerken tevens de informatie die we verkrijgen wanneer je ons een vraag stelt of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld per e-mail of per telefoon).

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van jou verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld.

Hotel Bonka verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het verstrekken van informatie over onze producten en/of diensten op verzoek van de klant of op ons initiatief, indien dit noodzakelijk wordt geacht om onze diensten accuraat voor jou te kunnen uitvoeren;

b. het leveren van producten en/of diensten zoals met de klant overeengekomen m.i.v. de opvolging en facturatie ervan;

c. het behandelen van klachten en/of feedback;

d. het onderhouden van een zakelijke relatie met de klant en om onze klanten op de hoogte te houden van onze activiteiten (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief);

e. om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (waaronder administratieverplichtingen, naleven van anti-discriminatiewetgeving, fiscale, boekhoudkundige en sociale zekerheidswetgeving, informatieverstrekking aan overheidsdiensten indien zij dit vereisten (bijvoorbeeld politie, gerecht, hulpdiensten));

f. geschillenbeheer.

Hotel Bonka verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de klant partij is of om op verzoek van de klant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden a.-c. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Hotel Bonka of van een derde (doeleinden d. en f. hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin jou als klant nog beter van dienst te kunnen zijn door je op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en/of het verdedigen van onze belangen in een geschil;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hotel Bonka rust (doeleinde e. hierboven).

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens meedelen aan:

andere entiteiten verbonden met Hotel Bonka binnen dezelfde groep van juridische entiteiten: Hotel Bonka Entertainment BV, Hotel Bonka Communication BV, Hotel Talent BV, Formidabel BV en De Plank VOF;

dienstverleners en leveranciers (bijvoorbeeld logistieke partners die bepaalde van jouw persoonsgegevens nodig hebben met het oog op de te leveren logistieke infrastructuur);

financiële- en verzekeringsinstellingen;
externe adviseurs;
gerecht en politiediensten;
overheidsdiensten;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
zakelijke overnemers: Hotel Bonka behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

3.2. Je bent een (potentiële) deelnemer aan opnames van Hotel Bonka

Wanneer je wenst mee te werken of deel te nemen aan beeld- en/of geluidsopnames in het kader van een productie, een programma, een campagne, een evenement, een wedstrijd of ander project van Hotel Bonka (hierna in deze afdeling 3.2. een ‘project’ of gezamenlijk ‘projecten’ genoemd) bijvoorbeeld als acteur of figurant in een fictiereeks, als acteur of figurant in een reclame- of campagnespot, als deelnemer aan een wedstrijd- of quizprogramma, als geïnterviewde wanneer een Hotel Bonka-medewerker een interview van je afneemt, als publiek in een liveshow of in een nog andere rol, verzamelt Hotel Bonka jouw persoonsgegevens volgens de onderstaande bepalingen.

Hotel Bonka kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer je ze rechtstreeks met ons deelt (bijvoorbeeld via vragenlijsten of inschrijvingen) en/of wanneer je aan een project deelneemt:

identificatie- en contactgegevens (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer);
financiële gegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummer, in het geval van een betaalde activiteit);
persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht);
samenstelling van gezin;
vrijetijdsbesteding en interesses;
opleiding en vorming;
beroep en/of betrekking;
beeld- en/of geluidsopnames en de gegevens die daarin desgevallend door jou worden vrijgegeven;
andere gegevens die je ons zelf meedeelt: wij verwerken tevens de informatie die we verkrijgen wanneer je ons een vraag stelt of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld per e-mail of per telefoon).

We wensen te benadrukken dat jouw (mogelijke) medewerking aan onze projecten onvermijdelijk met zich meebrengt dat Hotel Bonka bepaalde gegevens, foto’s, beeld- en geluidsmateriaal van jou zal verwerken. Je beeltenis en/of stem, maar ook, al naargelang het geval, andere fysieke kenmerken, psychische kenmerken, leefgewoonten, woningkenmerken, en dergelijke meer kunnen op die manier gebruikt worden in het kader van het project en de opnames. Indien je bijzondere categorieën van persoonsgegevens deelt (via vragenlijsten, quitclaims, inschrijvingsformulieren of op foto’s, beeld- of geluidsopnames) zal je ons toestemming moeten geven, worden deze door jezelf openbaar gemaakt of valt de verwerking van deze persoonsgegevens onder de uitzonderingen voorzien voor journalistieke doeleinden en academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.

Aangezien jouw (mogelijke) medewerking aan onze projecten noodzakelijkerwijze de verwerking van jouw persoonsgegevens inhoudt, kan het niet-verstrekken van bepaalde persoonsgegevens ertoe leiden dat een medewerking of deelname aan het project niet (meer) mogelijk is.

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van jou verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld.

Hotel Bonka verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het selecteren van medewerkers en deelnemers aan onze projecten;

b. jouw medewerking of deelname aan het project;

c. het organiseren en uitvoeren van het project;

d. het maken van beeld- en/of geluidsopnames;

e. het produceren van het televisieprogramma, de reclamecampagne of andersoortige productie;

f. het (laten) (her)uitzenden en/of (her)publiceren van het programma, de campagne of de productie, de betrokken opnames of fragmenten ervan;

g. het (laten) opslaan van het programma, de campagne of de productie of de betrokken opnames in archieven;

h. het uitvoeren van marketing-, reclame- of promotieactiviteiten voor het project (bijvoorbeeld events, sponsoring en reclame);

i. om je op de hoogte te houden van onze activiteiten en om deelnemers uit te nodigen voor onze activiteiten en hen aan onze activiteiten te laten deelnemen;

j. om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (waaronder administratieverplichtingen, naleven van anti-discriminatiewetgeving, fiscale, boekhoudkundige en sociale zekerheidswetgeving, informatieverstrekking aan overheidsdiensten indien zij dit vereisten (bijvoorbeeld politie, gerecht, hulpdiensten));

k. geschillenbeheer.

Hotel Bonka verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de deelnemer partij is of om op verzoek van de deelnemer stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden a.-h. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Hotel Bonka of van een derde (doeleinden i. en k. hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin jou nog beter van dienst te kunnen zijn door je op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en/of het verdedigen van onze belangen in een geschil;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hotel Bonka rust (doeleinde j. hierboven).

Kinderen en minderjarigen zijn kwetsbare individuen. Daarom schenken wij extra aandacht aan hen in het kader van hun medewerking aan projecten en opnames. Dit doen we onder meer door enkel persoonsgegevens van minderjarigen te gebruiken mits hun ouder of voogd akkoord gaat met hun medewerking; ook daar zullen de persoonsgegevens van de deelnemende minderjarigen worden verwerkt op grond van de overeenkomst die met de ouder of voogd en Hotel Bonka tot stand komt.

Wij houden je persoonsgegevens niet langer bij dan strikt noodzakelijk is voor de bovenstaande doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt. De persoonsgegevens die worden opgeslagen in onze systemen met het oog op jouw (potentiële) medewerking aan één van onze projecten zal Hotel Bonka in principe bewaren:

i. Indien je geen overeenkomst met Hotel Bonka afsluit omtrent jouw medewerking aan één van onze projecten (bijvoorbeeld omdat Hotel Bonka oordeelt dat je profiel niet geschikt is of omdat je zelf beslist niet mee te werken), worden je gegevens nog 4 weken bijgehouden voor de behandeling van eventuele klachten. Enkel indien je er mee instemt, worden je gegevens dan aan onze reserve toegevoegd en nog gedurende 12 maanden bijgehouden om je te contacteren voor mochten er andere gepaste mogelijkheden vrijkomen om mee te werken één van onze projecten.

ii. Indien je een overeenkomst met Hotel Bonka afsluit omtrent jouw medewerking aan één van onze projecten dan worden je gegevens verder bijgehouden in tot 10 jaar na afloop van de overeenkomst tussen jou en Hotel Bonka.

Jouw foto’s, beeld- en geluidsopnamen zullen in elk geval onbeperkt in de tijd worden bewaard (o.m. met het oog op het hergebruik en heruitzendingen van (onderdelen van) de productie).

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens meedelen aan:

(co)producenten van het programma, de campagne of andersoortige productie;
media- en distributiekanalen (bijvoorbeeld televisieomroepen, websites, sociale mediaplatformen, content providers);
sponsors en adverteerders;
kijkers, luisteraars en ander publiek;
beheerders van castingtools (bijvoorbeeld “In The Picture”);
andere entiteiten verbonden met Hotel Bonka binnen dezelfde groep van juridische entiteiten: Hotel Bonka Entertainment BV, Hotel Bonka Communication BV, Hotel Talent BV, Formidabel BV en De Plank VOF;
dienstverleners en leveranciers (bijvoorbeeld cameraploegen of logistieke partners die bepaalde van jouw persoonsgegevens nodig hebben met het oog op de te leveren logistieke infrastructuur);
financiële- en verzekeringsinstellingen;
externe adviseurs;
gerecht en politiediensten;
overheidsdiensten;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
zakelijke overnemers: Hotel Bonka behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

We benadrukken wel dat je je rechten zoals aangegeven onder afdeling 2.5.[HBL3] niet steeds kan uitoefenen voor de gegevens die in de productie of de betrokken opnames in het kader van het project zelf verwerkt zijn, zoals bijvoorbeeld je beeltenis, stem of andere persoonsgegevens die in de productie of de betrokken opnames aan bod komen. Als je deelneemt aan één van onze producties of andere opnames zal je de onder afdeling 2.5. vermelde rechten dus niet steeds kunnen uitoefenen ten opzichte van de gegevens die in het kader van die productie of opnames zelf gebruikt worden. Eens je hebt deelgenomen zal je dus niet zomaar kunnen terugkomen op de manier waarop je in de productie of de opnames aan bod komt.

De bepalingen in deze afdeling 3.2. doen dus geen afbreuk aan de uitzonderingen die gelden voor verwerkingen voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.

3.3. Je bent een leverancier van Hotel Bonka (m.i.v. occasionele zelfstandige medewerkers)

Hotel Bonka kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken van haar leveranciers en de medewerkers van haar leveranciers (bijvoorbeeld auteurs, uitvoerende kunstenaars en crewleden die diensten leveren aan Hotel Bonka op zelfstandige basis, medewerkers van verhuurbedrijven voor goederen of audiovisuele diensten):

identificatie- en contactgegevens (bijvoorbeeld naam, (professioneel) e-mailadres, telefoonnummer, functie, werkgever, (kantoor)adres en andere contact- en/of bedrijfsinformatie);
correspondentie en andere vormen van communicatie (bijvoorbeeld brieven, e-mails);
informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze verbintenis met de leverancier, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen;
andere gegevens die je ons zelf meedeelt: wij verwerken tevens de informatie die we verkrijgen wanneer je ons een vraag stelt of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld per e-mail of per telefoon).

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van jou verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld.

Hotel Bonka verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het verstrekken van informatie over onze producten en/of diensten op verzoek van de leverancier of op ons initiatief, indien dit noodzakelijk wordt geacht om onze verbintenissen met de leverancier accuraat te kunnen uitvoeren;

b. het aankopen van goederen of diensten m.i.v. de opvolging en facturatie ervan (bijvoorbeeld in het kader van de huur van locaties of voertuigen voor onze producties);

c. het behandelen van klachten en/of feedback;

d. het onderhouden van een zakelijke relatie met de leverancier en om onze leveranciers op de hoogte te houden van onze activiteiten (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief);

g. geschillenbeheer.

Hotel Bonka verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de leverancier partij is of om op verzoek van de leverancier stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden a.-c. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Hotel Bonka of van een derde (doeleinden d. en h. hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin jou als leverancier nog beter van dienst te kunnen zijn door je op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en/of het verdedigen van onze belangen in een geschil;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hotel Bonka rust (doeleinde e. hierboven).

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

(co)producenten van het programma, de campagne of andersoortige productie;
media- en distributiekanalen (bijvoorbeeld televisieomroepen, websites, sociale mediaplatformen, content providers);
sponsors en adverteerders;
kijkers, luisteraars en ander publiek;
andere entiteiten verbonden met Hotel Bonka binnen dezelfde groep van juridische entiteiten: Hotel Bonka Entertainment BV, Hotel Bonka Communication BV, Hotel Talent BV, Formidabel BV en De Plank VOF;
dienstverleners en leveranciers (bijvoorbeeld logistieke partners die bepaalde van jouw persoonsgegevens nodig hebben met het oog op de te leveren logistieke infrastructuur);
financiële- en verzekeringsinstellingen;
externe adviseurs;
gerecht en politiediensten;
overheidsdiensten;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
zakelijke overnemers: Hotel Bonka behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

3.4. Je bent een bezoeker van de Website of sociale media van Hotel Bonka

Hotel Bonka biedt via haar Website en sociale media diensten aan om mensen te informeren en om de mogelijkheid contact met ons op te nemen. Zo komen we dagelijks in contact met jou en andere gebruikers van onze Website en sociale media. Via de Website en sociale media kan je ons aanbod bekijken, maar ook contact met ons opnemen, jobaanbiedingen bekijken en deelnemen aan wedstrijden of acties. In die gevallen kunnen wij gegevens van jou verzamelen en gebruiken.

Hotel Bonka kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

- identificatie- en contactgegevens (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer);

- elektronische identificatiegegevens (bijvoorbeeld IP-adres, browsertype, verbindingsmomenten);

- correspondentie en andere vormen van communicatie (bijvoorbeeld brieven, e-mails);

- andere gegevens die je ons zelf meedeelt: wij verwerken tevens de informatie die we verkrijgen wanneer je ons een vraag stelt per e-mail of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld per telefoon).

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van jou verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld.

Hotel Bonka verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het verstrekken van informatie over onze producten en/of diensten als antwoord op jouw vraag of verzoek om informatie;

b. het onderhouden van een relatie met jou en om je op de hoogte te houden van onze activiteiten (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief);

c. het plaatsen en lezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vind je terug in onze Cookieverklaring[HBL4] ;

d. het handhaven van onze Gebruiksvoorwaarden[HBL5] ;

f. geschillenbeheer.

Hotel Bonka verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Websitegebruiker/bezoeker partij is of om op verzoek van de Websitegebruiker/bezoeker stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde a. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Hotel Bonka of van een derde (doeleinden d. en f. hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin de Websitegebruikers/bezoekers nog beter van dienst te kunnen zijn door hen op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en/of het verdedigen van onze belangen in een geschil;
de Websitegebruiker/bezoeker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden b. en c. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hotel Bonka rust (doeleinde e. hierboven).

Wij houden jouw persoonsgegevens niet langer bij dan strikt noodzakelijk is voor de bovenstaande doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens langer te bewaren. In het algemeen bewaren wij jouw persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar na het einde van onze zakelijke relatie, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens langer te bewaren. Voor wat betreft persoonsgegevens die worden verwerkt waarvoor je jouw toestemming hebt gegeven, bewaart Hotel Bonka jouw persoonsgegevens totdat je jouw toestemming voor het gebruik van jouw gegevens intrekt. Je kan op elk moment je toestemming intrekken via de procedure beschreven onder titels 2.5. en 2.6. van deze Privacyverklaring. De bewaartermijn voor cookies varieert afhankelijk van het type cookie. Meer informatie over ons gebruik van cookies vind je terug in onze Cookieverklaring. [HBL6]

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens meedelen aan:

financiële- en verzekeringsinstellingen;
externe adviseurs;
gerecht en politiediensten;
overheidsdiensten;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
de derde partijen die in de Cookieverklaring [HBL7] vermeld worden;
zakelijke overnemers: Hotel Bonka behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

3.5. Je bent een (potentiële) sollicitant, stagiair of interimaris van Hotel Bonka

Hotel Bonka kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer je reageert op een openstaande vacature van Hotel Bonka, ons je gegevens achterlaat via de Website of anderszins ons je gegevens overmaakt in het kader van een sollicitatie- of rekruteringsprocedure:

identificatie- en contactgegevens: naam, functie, telefoonnummer, thuisadres, mailadres, social media account en andere contactinformatie;
professionele en academische gegevens: informatie in verband diploma’s, opleidingen, vaardigheden, vorige werkgevers, ervaringen, projecten, loon en (extralegale) voordelen, functies, etc.
nadere informatie in verband met recruitment: geslacht, geboortedatum, foto, sollicitatieformulier, cv, aantekeningen bij sollicitatiegesprekken, interne beoordelingen, resultaten van tests en analyses, andere informatie over arbeidsverleden;
correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;
andere gegevens die je zelf meedeelt: wij verwerken tevens de informatie die die je in het CV en/of motivatiebrief/e-mail aan ons meedeelt (bijvoorbeeld gegevens omtrent je persoonlijkheid, je hobby’s, je burgerlijke staat, je rijbewijs, recreatieve activiteiten, je verwachtingen, etc.).

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van jou verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

Hotel Bonka verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. het opstarten van een sollicitatie- en rekruteringsprocedure en het beoordelen van jouw kandidatuur;

b. het verbeteren van ons sollicitatie- en rekruteringsproces;

c. in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract met jou (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst, etc.);

d. om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (waaronder administratieverplichtingen, naleven van anti-discriminatiewetgeving, fiscale, boekhoudkundige en sociale zekerheidswetgeving, informatieverstrekking aan overheidsdiensten indien zij dit vereisten (bijvoorbeeld politie, gerecht, hulpdiensten));

e. om misbruik of fraude te voorkomen en/of op te sporen (bijvoorbeeld met betrekking tot behaalde diploma’s, opleidingen en kwalificaties);

f. geschillenbeheer.

Hotel Bonka verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de sollicitant/stagiair/interimaris partij is of om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden a. en c. hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Hotel Bonka of van een derde (doeleinden b., e. en f. hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin het ons sollicitatie- en rekruteringsproces te verbeteren opdat we dit voor toekomstige sollicitanten nog beter kunnen laten verlopen, het aanwerven van integere en betrouwbare personen en/of het verdedigen van onze belangen in een geschil;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hotel Bonka rust (doeleinde e. hierboven).

We houden je gegevens niet langer bij dan nodig voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en houden hierbij rekening met het feit dat sommige gegevens voor bepaalde tijd moet worden bijgehouden om te voldoen aan bepaalde wetgeving.

Concreet betekent dit dat we je gegevens bijhouden gedurende de looptijd van de sollicitatieprocedure (max. 3 maanden). Daarna zijn er twee mogelijkheden:

i. Rond je de sollicitatieprocedure succesvol af en sluit je met Hotel Bonka een overeenkomst af, dan worden al de gegevens met betrekking tot je sollicitatie toegevoegd aan je intern dossier. Die gegevens worden dan verder bijgehouden in lijn met onze “Privacy Kennisgeving voor Werknemers”;

ii. In het geval waarbij je na de sollicitatieprocedure geen overeenkomst met Hotel Bonka afsluit (bijvoorbeeld omdat Hotel Bonka oordeelt dat je profiel niet geschikt is of omdat je zelf niet wenst in te gaan op een aanbod van Hotel Bonka), worden je gegevens nog bijgehouden tot het einde van de termijn waarbinnen een klacht in verband met de sollicitatie- en rekruteringsprocedure kan ingediend worden. Je CV wordt daarom nog gedurende 4 weken bijgehouden. Enkel indien je er mee instemt, worden je gegevens dan aan onze reserve toegevoegd en nog gedurende 2 jaar bijgehouden om je te contacteren mocht er alsnog een gepaste vacature vrijkomen.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens meedelen aan:

andere entiteiten verbonden met Hotel Bonka binnen dezelfde groep van juridische entiteiten: Hotel Bonka Entertainment BV, Hotel Bonka Communication BV, Hotel Talent BV, Formidabel BV en De Plank VOF;
dienstverleners en leveranciers (bijvoorbeeld logistieke partners die bepaalde van jouw persoonsgegevens nodig hebben met het oog op de te leveren logistieke infrastructuur);
financiële- en verzekeringsinstellingen;
externe adviseurs;
gerecht en politiediensten;
overheidsdiensten;
onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
zakelijke overnemers: Hotel Bonka behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

4. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Daarom raden wij u aan om deze regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt op 1 oktober 2025.

[HBL1]Link invoegen naar afdeling 2.6.

[HBL2]Link invoegen naar afdeling 2.5.

[HBL3]Link naar afdeling 2.5. invoegen.

[HBL4]Link naar de Cookieverklaring in te voegen.

[HBL5]Link naar de Gebruiksvoorwaarden (disclaimer) van de Website in te voegen.

[HBL6]Link naar de Cookieverklaring in te voegen.

[HBL7]Link naar de Cookieverklaring in te voegen.

Klaar om impact te maken?